日本人弁護士（日本・香港・NY州）による国際相続・海外企業法務

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In the previous article, I explained the family register system in Japan.
The family register is a very useful tool that consolidates all the records of a Japanese citizen’s status, from births, marriages, child births, and divorces, to deaths and adoptions of parents.

How to process death report for foreign Japanese citizens

In this article, I will explain how a Japanese citizen who dies overseas can register his/her death with the Japanese authorities.

For example, suppose a Japanese citizen (the decedent) died overseas (in Hawaii).
In order for the Japanese family register to record the “fact of death” of the Decedent, a “notification of death” (“死亡届” Shibou-Todoke) must be submitted to the Japanese municipal office by one of his/her relatives.

In the case of a death in Hawaii, a Hawaiian hospital or doctor will prepare a death certificate stating the date and time of death and the cause of death.

When this is submitted to the Hawaii government office, the office will issue a “death certificate”.

Report to Hawaii government and another report to Japanese government

Next, submit this death certificate along with a “notification of death” form (“死亡届” Shibou-Todoke) to the Japanese municipal office where the decedent’s family register exists, and the family register will record the “death of the Decedent”.

The Japanese government office will only accept documents written in Japanese.
Therefore, the English death certificate issued by the Hawaiian government office must be translated into Japanese and submitted to the Japanese municipal office.

As alternative to going all the way to Japan to report the death, you can also report the death at the Consulate General of Japan in Hawaii.

In case of report at Consulate General of Japan

The Consulate General of Japan will act as a window to receive the death certificate and forward it by mail to the Japanese government (municipal) office, which will record the “death of the Decedent” on the family register.

In this case, it takes about one to two months to complete the process due to the mailing and the correspondence between the consulate and the municipal office.
Therefore, if you are in a hurry, it is recommended that you come to Japan and submit the notification of death (along with the death certificate and its translation) directly to the Japanese municipal office.

Upon the death recorded on the family Register

In this way, the Decedent will not be officially treated as deceased in Japan unless the death is recorded on the Japanese family register by submitting a “notification of death”.
Otherwise, the inheritance procedures for Japanese property (e.g., real property and bank accounts) cannot be initiated.

Therefore, if the Decedent (a Japanese citizen) died abroad, please remember to follow the above procedure to “report the death” and have the fact of death reflected in the Japanese family register.

Even if the Decedent was born in Hawaii or was born in Japan and moved to Hawaii and did not return to Japan for a long time, if he/she had Japanese nationality, he/she would surely have a family register in Japan.
When such a Decedent passes away, do not forget to ” submit a notification of death” to the Japanese municipal office in the method described above.

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コラム⑤　日本の役所での死亡届の提出の仕方について

前回は、日本の戸籍制度について説明しました。戸籍は、日本人が出生、婚姻、子供の出産、離婚、親の死亡や養子縁組まで、全ての身分関係記録を集約した非常に便利なものです。

今回は、日本人が海外で死亡した場合、どうやって日本の役所に死亡届をするかについて説明します。

例えば日本人（被相続人）が海外（ハワイ）で死亡したとします。
日本の戸籍に被相続人の「死亡の事実」を反映するためには、日本の役所に「死亡届」を提出しなければなりません。

ハワイで死亡した場合、ハワイの病院や医師が、死亡した人の死亡日や時間、死因を記載した死亡診断書を作成します。これをハワイの役所に提出すると、役所が「死亡証明書」を発行してくれます。

次に、日本の役所に「死亡届」という書式とともにこの死亡証明書を被相続人の戸籍が存在する日本の役所に提出すれば、戸籍に「被相続人の死亡」が反映されます。

日本の役所は日本語の文書しか受け付けてくれません。したがって、ハワイの役所が発行した英文の死亡証明書を、日本語に翻訳して日本の役所に提出しなければなりません。

なお、日本にわざわざ行って死亡届を出す以外に、ハワイにある日本総領事館で死亡届を出す方法もあります。

日本総領事館が窓口となって死亡届を受け取り、これを郵便で日本の役所に転送してくれ、それを受け取った日本の役所が戸籍に「被相続人の死亡」を反映してくれるのです。

この方法による場合、郵便や領事館と役所の間でのやり取りのために、1～2か月程度かかってしまいます。したがって、急いでいる場合は、日本に渡航して、日本の役場に直接死亡届を（死亡証明書及びその翻訳とともに）提出するのがおススメです。

このように、「死亡届」をして日本の戸籍に死亡の事実を反映しておかないと、被相続人は、日本では正式に死亡したものとして扱ってもらえません。そうしないと、日本の財産（例えば不動産や銀行口座）の相続手続を開始することができないのです。

したがって、被相続人が海外で死亡した場合、上記の手順で「死亡届」をして日本の戸籍に死亡の事実を反映しておくことを忘れないようにしましょう。 もしも、被相続人がハワイ生まれだったり、日本で生まれた後ハワイに移住して長いこと日本に帰っていなかったとしても、日本国籍を持っているなら、必ず日本に戸籍を持っているはずです。そのような被相続人が亡くなった時は、上記の方法で日本の役所に「死亡届」をすることを忘れないようにしましょう。

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